Perbedaan Utama Antara Procurement dan Sourcing

Ada kebingungan umum yang sering kali muncul ketika kita berbicara tentang Procurement dan Sourcing. Dua istilah ini sering kali dipandang sebelah mata sebagai hal yang sama, padahal kenyataannya, mereka berdiri di dua sisi yang berbeda dalam dunia bisnis. Walaupun keduanya beroperasi dalam ruang yang sama, yaitu dalam pengadaan barang dan jasa, namun fungsi dan tanggung jawab mereka dalam organisasi berbeda secara signifikan.

Procurement dan Sourcing, keduanya berfokus pada bagaimana memastikan barang dan jasa diperoleh dengan cara yang paling efisien dan efektif, tetapi cara mereka mencapai tujuan ini, serta metode dan teknik yang mereka gunakan, sangat berbeda. Memahami perbedaan ini bukan hanya sekedar membedakan terminologi, tetapi juga membantu kita memahami bagaimana organisasi dapat mengoptimalkan proses pengadaan mereka dan membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis.

Salah satu kesalahan umum adalah menganggap bahwa Sourcing adalah bagian dari Procurement, atau sebaliknya. Walaupun benar bahwa keduanya sering kali saling berhubungan dan berinteraksi, namun penting untuk dipahami bahwa mereka memiliki tujuan, proses, dan metode yang berbeda. Kita perlu melihat lebih jauh lagi ke dalam konsep Procurement dan Sourcing untuk menghargai perbedaan mendasar di antara keduanya dan mengapa memahami perbedaan ini penting dalam dunia bisnis.

Procurement, atau pengadaan, berfokus pada proses operasional pengadaan barang dan jasa. Ini melibatkan semua tahapan pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi pemasok, negosiasi kontrak, pembelian, pengiriman, hingga manajemen pembayaran dan pemasok. Sebaliknya, Sourcing adalah proses strategis yang mencakup identifikasi, evaluasi, negosiasi, dan pembentukan hubungan jangka panjang dengan pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan bisnis secara efisien dan efektif.

Memahami perbedaan ini adalah penting karena membantu organisasi merumuskan dan mengimplementasikan strategi pengadaan yang lebih efektif. Selain itu, pemahaman ini juga membantu organisasi menavigasi tantangan dan hambatan yang mungkin muncul dalam proses pengadaan, dan akhirnya memastikan bahwa mereka dapat memaksimalkan nilai dari investasi mereka dalam pengadaan barang dan jasa.

Definisi dan Proses Procurement

Procurement, juga dikenal sebagai pengadaan, adalah suatu proses yang melibatkan perolehan barang atau jasa dari pemasok atau vendor eksternal. Proses ini tidak hanya melibatkan pembelian itu sendiri, tetapi juga serangkaian aktivitas yang mencakup perencanaan, seleksi pemasok, penandatanganan kontrak, dan manajemen pasca-pembelian. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki semua barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional sehari-hari, serta untuk proyek dan inisiatif spesifik.

Procurement dimulai dengan proses identifikasi kebutuhan, di mana organisasi menentukan apa yang dibutuhkan, berapa banyak yang dibutuhkan, dan kapan barang atau jasa itu diperlukan. Tahap ini sering kali melibatkan berbagai departemen dalam organisasi dan membutuhkan komunikasi yang baik dan perencanaan yang efisien.

Setelah kebutuhan diidentifikasi, organisasi kemudian memasuki tahap seleksi pemasok. Ini melibatkan penelitian dan evaluasi berbagai pemasok untuk menentukan mana yang paling mampu memenuhi kebutuhan organisasi. Faktor-faktor yang dipertimbangkan bisa berupa harga, kualitas, keandalan, reputasi, dan kemampuan pemasok untuk memenuhi tenggat waktu dan spesifikasi.

Langkah selanjutnya dalam proses Procurement adalah bidding atau negosiasi kontrak. Ini melibatkan diskusi tentang harga, syarat dan ketentuan, serta detail lainnya yang akan dicantumkan dalam kontrak. Tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan dan adil bagi kedua belah pihak.

Setelah kontrak ditandatangani, organisasi kemudian bergerak ke tahap manajemen pengiriman dan pembayaran. Ini melibatkan koordinasi logistik, pemantauan kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang diterima, serta pengelolaan faktur dan pembayaran kepada pemasok.

Procurement adalah elemen penting dalam operasional bisnis. Tanpa proses ini, organisasi mungkin akan kesulitan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional sehari-hari. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki tim procurement yang efektif dan efisien, yang mampu mengelola proses ini dengan baik dan memastikan bahwa organisasi mendapatkan nilai terbaik dari pengadaan mereka.

Definisi dan Proses Sourcing

Sourcing adalah proses strategis yang berfokus pada identifikasi, evaluasi, dan penentuan sumber atau pemasok barang atau jasa. Proses ini lebih menekankan pada strategi jangka panjang dan keputusan berkelanjutan untuk menemukan dan memilih pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis secara efektif dan efisien. Sebaliknya dengan Procurement yang lebih operasional, Sourcing melibatkan pemahaman mendalam tentang pasar, analisis risiko pemasok, dan negosiasi strategis.

Proses Sourcing dimulai dengan analisis pasar yang mendalam. Ini melibatkan pemahaman tentang lanskap pemasok, termasuk pesaing utama, dinamika harga, tren teknologi, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi kemampuan dan keandalan pemasok. Analisis pasar ini membantu organisasi menentukan apa yang mereka cari dalam pemasok dan apa yang mereka harapkan dari hubungan tersebut.

Setelah analisis pasar selesai, organisasi kemudian beralih ke tahap evaluasi pemasok. Ini melibatkan penilaian potensi pemasok berdasarkan berbagai kriteria, seperti kualitas produk atau jasa, harga, reputasi, keberlanjutan, dan faktor lainnya. Proses ini seringkali melibatkan pengecekan referensi, kunjungan ke lokasi pemasok, dan percakapan langsung dengan pemasok potensial.

Langkah selanjutnya dalam proses Sourcing adalah negosiasi strategis. Berbeda dengan negosiasi dalam Procurement yang lebih berfokus pada kontrak spesifik, negosiasi dalam proses ini lebih berfokus pada pembentukan hubungan jangka panjang dengan pemasok. Ini melibatkan diskusi tentang syarat dan ketentuan kerjasama, harga, kapasitas, dan faktor lainnya yang berlaku dalam jangka panjang. Negosiasi ini ditujukan untuk memastikan bahwa hubungan dengan pemasok akan berlangsung dalam kondisi win-win, di mana kedua belah pihak mendapatkan keuntungan dari hubungan tersebut.

Setelah pemasok dipilih, organisasi kemudian memasuki tahap manajemen hubungan pemasok. Ini melibatkan pemantauan kinerja pemasok, penanganan masalah atau konflik yang mungkin muncul, dan peninjauan periodik hubungan tersebut. Manajemen hubungan pemasok ini penting untuk memastikan bahwa hubungan dengan pemasok tetap kuat dan produktif.

Sourcing adalah proses yang sangat penting dalam strategi bisnis. Dengan proses yang efektif, organisasi dapat memastikan bahwa mereka memiliki jaringan pemasok yang solid dan handal, yang akan mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis mereka dalam jangka panjang.

Perbedaan Procurement dan Sourcing

Procurement dan Sourcing adalah dua konsep bisnis yang keduanya berfokus pada pengadaan barang dan jasa. Meski demikian, ada perbedaan mendasar antara keduanya yang terletak pada tujuan dan prosesnya.

Procurement berorientasi pada tahap-tahap pengadaan barang dan jasa, termasuk pemesanan, pembayaran, dan pengiriman. Dalam proses ini, tim biasanya bekerja dalam jangka waktu yang relatif pendek, berfokus pada kebutuhan operasional sehari-hari dan memastikan bahwa barang atau jasa yang diperlukan dapat tersedia tepat waktu dengan harga yang efisien. Konsep ini cenderung lebih operasional dan taktis, dengan tujuan utama memastikan keberlangsungan operasional bisnis.

Sedangkan Sourcing lebih berorientasi pada strategi dan bertujuan untuk menemukan dan memilih pemasok yang paling tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam jangka panjang. Proses ini melibatkan pengevaluasian pemasok, negosiasi kontrak jangka panjang, dan manajemen hubungan pemasok. Tujuan utamanya adalah menciptakan hubungan kerja yang efektif dan efisien dengan pemasok yang dapat memberikan nilai jangka panjang bagi organisasi. Dalam hal ini, Sourcing lebih strategis dan berorientasi pada pengembangan dan manajemen hubungan bisnis jangka panjang dengan pemasok.

Meski berbeda dalam proses dan tujuan, Procurement dan Sourcing sering kali saling melengkapi satu sama lain dalam prakteknya. Keduanya merupakan bagian penting dari manajemen rantai pasokan dalam sebuah organisasi. Tim yang efektif dapat bekerja sama untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan efisien, sekaligus membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang dapat mendukung tujuan bisnis organisasi.

Memahami perbedaan antara Procurement dan Sourcing adalah penting untuk merumuskan strategi pengadaan yang efektif. Masing-masing memiliki peran yang unik dan penting dalam bisnis, dan memahami cara kerja dan perbedaan antara keduanya dapat membantu organisasi memaksimalkan nilai dari proses pengadaan mereka.

Contoh Penerapan Procurement dan Sourcing

Misalnya, dalam bisnis kuliner, peran Procurement dan Sourcing sangat penting dan memiliki perbedaan yang jelas.

Procurement dalam bisnis kuliner, misalnya, biasanya melibatkan pembelian bahan-bahan dasar atau baku yang diperlukan untuk memasak. Misalnya, jika Anda memiliki restoran, tim Anda mungkin akan melakukan pemesanan rutin untuk bahan-baku seperti sayuran, daging, dan bumbu-bumbu dari pemasok. Tugas mereka juga meliputi penegosiasian harga, penjadwalan pengiriman, dan pembayaran kepada pemasok. Dalam konteks ini, tim Procurement bertujuan untuk memastikan bahwa semua bahan baku yang dibutuhkan tersedia tepat waktu untuk produksi makanan, dan tentu saja, dengan harga yang paling efisien.

Sementara itu, Sourcing dalam bisnis kuliner mungkin melibatkan mencari dan mengevaluasi pemasok bahan baku potensial. Misalnya, jika Anda ingin mengintroduksi menu baru yang membutuhkan bahan spesifik, tim Sourcing Anda akan melakukan riset untuk menemukan pemasok yang bisa menyediakan bahan tersebut dengan kualitas yang baik dan harga yang wajar. Mereka akan melakukan evaluasi dan negosiasi dengan beberapa pemasok potensial sebelum akhirnya memilih satu atau beberapa pemasok terbaik. Dalam hal ini, Sourcing lebih berfokus pada strategi jangka panjang dan membangun hubungan kerja yang baik dengan pemasok yang bisa diandalkan dan memberikan nilai terbaik bagi bisnis Anda.

Dalam Tips untuk Meningkatkan Usaha Kuliner kita juga membahas pentingnya mengintegrasikan proses Procurement dan Sourcing dengan baik untuk memastikan operasional usaha kuliner berjalan lancar dan efisien. Sebuah strategi pengadaan yang baik akan memastikan kualitas bahan baku, efisiensi biaya, dan ketersediaan produk yang konsisten, faktor-faktor kunci dalam mencapai kesuksesan dalam bisnis kuliner.

Kesimpulan

Memahami perbedaan antara Procurement dan Sourcing adalah kunci untuk mengoptimalkan operasional dan strategi bisnis. Procurement dan Sourcing adalah dua konsep yang saling melengkapi dan membantu bisnis untuk beroperasi secara efisien dan efektif. Dengan memahami perbedaannya, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan strategis dalam hal pengadaan barang dan jasa.

Selanjutnya, jika Anda tertarik untuk memahami lebih lanjut tentang hal-hal logistik lainnya seperti apa itu warehouseman, Anda dapat membaca artikel lainnya di situs ini.