Front Office: Pengertian dan Fungsinya

Front office adalah – Dalam perusahaan ada divisi atau bagian-bagian penting. Bagian-bagian tersebut akan membantu perusahaan untuk bisa terus berkembang dan mendapatkan citra terbaik di mata konsumen atau secara umum. Salah satu bagian yang penting keberadaannya di dalam sebuah perusahaan adalah front office. Bisa dibilang jika keberadaan dari front office ini merupakan kontak pertama yang memiliki tanggung jawab akan kesan yang baik serta meningkatkan reputasi baik dari perusahaan tersebut.

Di dunia perhotelan, front office bagaikan senyum hangat yang menyambut tamu, membuka pintu gerbang menuju pengalaman menginap yang tak terlupakan. Lebih dari sekadar meja resepsionis, front office merupakan jantung dari sebuah hotel, memainkan peran krusial dalam menciptakan kesan pertama yang memikat dan mengantarkan tamu pada petualangan yang menyenangkan.

Lalu, sebenarnya front office itu apa sih dan apa pekerjaannya yang dilakukan oleh mereka yang menduduki posisi tersebut? Yuk cari tahu tentang posisi front office dalam perusahaan serta job desk apa saja yang mereka miliki hanya dengan penjelasan yang  ada di dalam artikel ini.

Pengertian Front Office

Secara harfiah, front office berarti “kantor depan”. Dalam konteks perhotelan, front office merujuk pada departemen yang bertugas berinteraksi langsung dengan tamu, menjadi garda terdepan dalam memberikan pelayanan dan menjawab segala kebutuhan mereka.

Fungsi Utama Front Office

Sebagai garda terdepan, front office memiliki tanggung jawab yang luas, mencakup:

• Menyambut dan Menerima Tamu: Memberikan sambutan yang ramah dan profesional, membantu proses check-in dan check-out, serta menangani barang bawaan tamu.
• Mengelola Reservasi: Menerima dan memproses reservasi, memperbarui status kamar, menangani perubahan reservasi, dan memberikan informasi terkait tarif dan promo.
• Memberikan Layanan Tamu: Menjawab pertanyaan, memberikan rekomendasi tempat wisata, membantu pemesanan tiket, dan menangani keluhan atau masalah yang dihadapi tamu.
• Menjaga Keamanan dan Ketertiban: Memastikan keamanan dan kenyamanan tamu, mengawasi situasi hotel, dan menangani situasi darurat.
• Mengelola Administrasi: Menangani dokumen tamu, membuat laporan, dan mengelola transaksi keuangan.

Apa Perbedaan Resepsionis dan Front Office?

Resepsionis dan front office sering kali digunakan secara bergantian dalam konteks layanan pelanggan, terutama dalam industri perhotelan dan layanan umum. Namun, ada perbedaan yang bisa diidentifikasi antara keduanya:

1. Resepsionis: Biasanya merujuk pada posisi atau fungsi di mana seseorang bertanggung jawab untuk menyambut tamu atau pelanggan secara langsung, menerima panggilan telepon, menjawab pertanyaan umum, dan melakukan tugas administratif seperti check-in dan check-out. Resepsionis juga dapat melakukan reservasi dan memberikan informasi tentang layanan yang tersedia.
2. Front Office: Front office lebih luas dan mencakup berbagai fungsi dan departemen yang berinteraksi langsung dengan tamu atau pelanggan. Front office mencakup tidak hanya resepsionis, tetapi juga concierge, petugas bell, dan manajer front office. Mereka bertanggung jawab untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa, menangani keluhan, mengelola reservasi, dan memastikan pengalaman tamu yang menyenangkan.

Jadi, sementara resepsionis adalah bagian dari front office, front office sendiri adalah departemen atau area yang lebih luas yang mencakup berbagai peran dan tanggung jawab dalam interaksi langsung dengan tamu atau pelanggan.

Syarat Menjadi Front Office

Syarat untuk menjadi bagian dari front office, terutama dalam industri perhotelan atau layanan pelanggan, dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan peran spesifik. Namun, berikut adalah beberapa syarat umum yang sering dibutuhkan:

1. Pendidikan: Biasanya dibutuhkan setidaknya gelar sarjana dalam bidang terkait seperti manajemen perhotelan, pariwisata, atau administrasi bisnis. Beberapa perusahaan mungkin meminta pendidikan yang lebih tinggi, seperti magister atau diploma.
2. Keterampilan Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi yang baik sangat penting dalam peran front office. Ini termasuk kemampuan berbicara dengan jelas, menulis dengan baik, dan berkomunikasi secara efektif dengan berbagai jenis orang.
3. Pengalaman: Pengalaman kerja sebelumnya dalam industri perhotelan atau layanan pelanggan dapat menjadi nilai tambah. Pengalaman dalam posisi yang melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan juga bisa sangat berguna.
4. Keterampilan Interpersonal: Kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dengan ramah, sopan, dan profesional sangat penting. Front office harus mampu menangani situasi yang mungkin menegangkan atau sulit dengan baik.
5. Keterampilan Organisasi: Kemampuan untuk mengelola waktu dengan baik, menjaga ketertiban, dan mampu melakukan beberapa tugas sekaligus adalah keterampilan yang penting untuk front office.
6. Pengetahuan Teknologi: Kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak komputer dan sistem reservasi secara efektif seringkali menjadi syarat untuk posisi front office.
7. Bahasa Asing: Dalam industri perhotelan, kemampuan berbicara dalam bahasa asing, terutama bahasa yang umum digunakan oleh wisatawan, seperti bahasa Inggris, bisa menjadi keunggulan.
8. Penampilan dan Sikap: Penampilan yang rapi dan profesional, serta sikap yang ramah dan positif, merupakan hal-hal yang penting dalam menjaga citra perusahaan di mata tamu.

Struktur Organisasi Departemen Front Office

Departemen front office dalam industri perhotelan memiliki struktur organisasi yang terdiri dari beberapa peran dan level yang berbeda. Berikut adalah struktur organisasi umum dari departemen front office:

1. Manajer Front Office: Bertanggung jawab atas keseluruhan operasi front office, termasuk pengawasan staf, pengelolaan reservasi, penanganan keluhan tamu, dan memastikan bahwa standar layanan pelanggan terpenuhi.
2. Asisten Manajer Front Office: Membantu manajer front office dalam tugas-tugas sehari-hari dan menggantikan manajer saat ia tidak ada. Biasanya memiliki tanggung jawab yang lebih spesifik dalam manajemen staf atau operasional.
3. Supervisor Resepsionis: Bertanggung jawab atas pengawasan langsung terhadap resepsionis dan tugas-tugas administratif front office lainnya. Mereka juga dapat membantu dalam penyelesaian masalah tamu.
4. Resepsionis: Menerima tamu, melakukan check-in dan check-out, memberikan informasi tentang hotel dan layanan yang tersedia, menjawab panggilan telepon, dan menanggapi permintaan tamu.
5. Concierge: Memberikan layanan bantuan kepada tamu, seperti memberikan informasi tentang tempat wisata, reservasi restoran, pengaturan transportasi, dan lain-lain.
6. Petugas Bell: Membantu tamu dengan bagasi mereka, memberikan arahan, dan memberikan layanan lainnya seperti parkir mobil.
7. Staf Reservasi: Bertanggung jawab atas pemesanan kamar, mengelola inventaris kamar, dan menjawab pertanyaan tentang reservasi.
8. Staf Pengembalian: Mengelola kembali kunci kamar, memproses pembayaran tambahan, dan mengurus proses check-out.
9. Staf Informasi: Memberikan informasi umum kepada tamu tentang hotel, fasilitas, dan area sekitarnya.

Struktur organisasi ini dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas hotel atau properti perhotelan lainnya. Beberapa hotel mungkin memiliki struktur yang lebih sederhana dengan posisi yang lebih sedikit, sementara yang lain mungkin memiliki struktur yang lebih kompleks dengan lebih banyak level manajemen dan staf.

Kisaran Gaji Front Office?

Gaji dalam departemen front office dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, ukuran dan kelas hotel, tingkat pengalaman, dan keterampilan individu. Berikut adalah perkiraan kisaran gaji untuk posisi di departemen front office dalam industri perhotelan:

1. Resepsionis: Gaji seorang resepsionis bisa berkisar antara Rp 3.000.000 hingga Rp 7.000.000 per bulan, tergantung pada lokasi dan tingkat pengalaman.
2. Asisten Manajer Front Office: Gaji seorang asisten manajer front office bisa berkisar antara Rp 5.000.000 hingga Rp 12.000.000 per bulan, tergantung pada lokasi, ukuran hotel, dan pengalaman.
3. Manajer Front Office: Gaji seorang manajer front office bisa berkisar antara Rp 10.000.000 hingga Rp 20.000.000 per bulan, tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi, ukuran hotel, dan pengalaman.
4. Supervisor Resepsionis: Gaji seorang supervisor resepsionis bisa berkisar antara Rp 4.000.000 hingga Rp 8.000.000 per bulan, tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi dan tingkat tanggung jawab.
5. Concierge: Gaji seorang concierge bisa berkisar antara Rp 4.000.000 hingga Rp 8.000.000 per bulan, tergantung pada lokasi dan tingkat pengalaman.
6. Petugas Bell: Gaji seorang petugas bell bisa berkisar antara Rp 3.000.000 hingga Rp 6.000.000 per bulan, tergantung pada lokasi dan tingkat pengalaman.

Lebih Dari Sekadar Pelayanan

Front office bukan hanya tentang memberikan pelayanan, tetapi juga membangun hubungan dengan tamu. Mereka adalah penjaga citra hotel, memastikan setiap tamu merasa dihargai, dihormati, dan mendapatkan pengalaman yang tak terlupakan.

Kesimpulan

Front office adalah departemen vital dalam industri perhotelan. Dengan keramahan, profesionalisme, dan dedikasinya, mereka mampu menjembatani ekspektasi tamu dan menciptakan pengalaman menginap yang luar biasa, mendorong loyalitas dan meningkatkan citra hotel.

Peran dan pentingnya departemen front office dalam industri perhotelan. Front office adalah bagian dari hotel yang berinteraksi langsung dengan tamu, bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan terbaik dan menciptakan kesan pertama yang baik bagi tamu. Mereka menjalankan berbagai fungsi mulai dari menyambut tamu, mengelola reservasi, memberikan informasi, menjaga keamanan, hingga mengelola administrasi.

Front office bukan hanya tentang memberikan pelayanan, tetapi juga membangun hubungan dengan tamu untuk menciptakan pengalaman menginap yang tak terlupakan. Struktur organisasi front office mencakup berbagai peran seperti manajer front office, asisten manajer, supervisor, resepsionis, concierge, petugas bell, staf reservasi, dan staf informasi.

Syarat untuk menjadi bagian dari front office mencakup pendidikan, keterampilan komunikasi, pengalaman, keterampilan interpersonal, keterampilan organisasi, pengetahuan teknologi, bahasa asing, dan penampilan serta sikap yang baik. Kisaran gaji dalam front office bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti lokasi, ukuran hotel, tingkat pengalaman, dan keterampilan individu.