Contoh Panggilan Interview Lewat Email, dan Balasanya

Contoh Panggilan Interview Lewat Email – Dulu setelah mengirimkan surat lamaran kerja ke berbagai perusahaan dan instasi, biasanya tiba – tiba kita menjadi deg – degan ketikan pak pos datang. Bukan karena bapak – bapak tukang pos, tapi menunggu surat penggilan interview.

Namun saat ini sepertinya sudah tidak relevan lagi mengirimkan panggilan interview menggunakan pos. Teknologi yang suda berkembang sangat pesat membuat perubahan dari yang dulunya menggunakan kertas biasa kemudian dikirimkan melalui pos, sekarang berubah dengan menggunakan email atau bahkan cukup dengan whatsapp. Jika ingin tau lebih lanjut bagaiman cara menyusun panggilan interview via wa anda bisa membacanya di artikel kami sebelumnya.

Jika anda seorang pemilik bisnis dan masih belum memiliki karyawan bagian HRD, ataupun anda seorang HRD dari sebuah perusahaan, mungkin artikel ini akan sangat bermanfaat untuk referensi anda dalam membuat surat panggilan interview lewat email.

Mungkin Anda berpikir, “Ah, ini kan hanya email. Apa susahnya?” Tapi tunggu dulu, email panggilan interview tidak bisa asal – asalan karena email interview yang benar akan membuat perusahaan anda menjadi terlihat semakin profesional.

Teknokra di artikel ini akan membahas bagaiman membuat panggilan interview lewat email dengan baik dan benar serta terlihat profesional. Untuk itu kita langsung saja ke pembahasan!

Kenapa Harus Panggilan Interview Lewat Email

Dalam dunia yang serba digital ini, komunikasi lewat email sudah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari aktivitas profesional kita sehari-hari. Tapi, pernahkah Anda berpikir mengapa email sering menjadi pilihan utama untuk urusan panggilan interview? Di bagian ini, kita akan membahas beberapa alasan mengapa email adalah media yang sangat efektif untuk tujuan ini.

Kepraktisan dan Efisiensi Komunikasi via Email

Pertama-tama, email adalah salah satu cara paling praktis untuk mengirim informasi. Dibandingkan dengan metode lain seperti telepon atau surat fisik, email lebih cepat dan bisa diakses kapan saja, di mana saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet. Ini berarti Anda bisa merencanakan, mengirim, dan bahkan merespons panggilan interview dengan lebih efisien.

Dokumentasi yang Mudah

Salah satu keuntungan menggunakan email adalah kemudahannya dalam mendokumentasikan komunikasi. Setiap percakapan dan detail penting tersimpan dengan rapi dalam kotak masuk Anda. Ini sangat membantu dalam hal ada kebutuhan untuk mereview atau mengklarifikasi informasi di kemudian hari.

Data yang Mendukung

Menurut data dari beberapa penelitian, lebih dari 90% perusahaan menggunakan email sebagai salah satu alat dalam proses rekrutmen mereka. Ini bukan hanya sebuah kebetulan, tetapi sebuah bukti empiris yang menunjukkan efektivitas email dalam konteks ini.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Mengirim Panggilan Interview Lewat Email

Menulis email panggilan interview memang terlihat sederhana, tetapi ada banyak faktor yang perlu diperhatikan untuk memastikan komunikasi yang efektif dan profesional. Berikut ini adalah poin-poin yang lebih detil.

Timing yang Tepat

• Hari Kerja vs. Hari Libur: Mengirim email pada hari kerja meningkatkan peluang email Anda dibaca dan direspon cepat.
• Jam Kantor: Hindari mengirim email di luar jam kantor. Penelitian menunjukkan bahwa email yang dikirim antara pukul 10.00-14.00 lebih cenderung dibaca.

Penelitian tentang Penerima

• Untuk HR:
  • Latar Belakang Pelamar: Memahami latar belakang pelamar, seperti pendidikan dan pengalaman kerja, bisa membantu Anda menulis email yang lebih personal.
  • Tingkat Formalitas: Jika perusahaan Anda lebih menghargai budaya yang formal, pastikan ini tercermin dalam email Anda.
• Untuk Pelamar:
  • Budaya Perusahaan: Perusahaan dengan budaya yang santai mungkin tidak mempermasalahkan email yang lebih informal, tetapi selalu lebih baik untuk tetap profesional.
  • Nama Kontak: Cobalah untuk mencari tahu nama orang yang akan membaca email Anda dan gunakan nama tersebut dalam sapaan.

Kejelasan Subjek Email

• Menghindari Ambiguitas: Subjek yang ambigu atau terlalu umum bisa membuat email Anda terlihat seperti spam.
• Pentingnya Kata Kunci: Menggunakan kata kunci yang relevan di subjek email, seperti “Interview” atau “Posisi XYZ,” membantu penerima untuk segera mengidentifikasi tujuan email Anda.

Ekstra: Menggunakan Salam dan Penutup yang Tepat

• Salam: Jangan meremehkan kekuatan salam yang tepat. Ini adalah kata-kata pertama yang akan dibaca penerima dan dapat menetapkan nada untuk seluruh email.
• Penutup: Penutup yang baik mengingatkan penerima tentang langkah selanjutnya dan memberikan kesan yang baik tentang Anda atau perusahaan Anda.

Contoh Email Panggilan Interview dari HR

Subject:
Undangan Interview untuk Posisi Manajer Proyek di PT. Solusi Teknologi

Isi:

Halo Bapak/Ibu [Nama Pelamar],

Terima kasih telah melamar posisi Manajer Proyek di PT. Solusi Teknologi. Kami telah memeriksa CV dan portofolio Anda, dan kami tertarik untuk mengundang Anda ke sesi interview.

Detail Interview:

- Tanggal: 25 September 2023
- Waktu: 10.00 WIB
- Lokasi: Kantor Pusat PT. Solusi Teknologi, Jl. Teknologi No. 45, Jakarta
- Kontak: Bapak/Ibu [Nama HR], +62 xxx-xxxx-xxxx

Harap konfirmasi kehadiran Anda paling lambat 48 jam sebelum jadwal interview. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Kami menantikan kehadiran Anda dan berharap ini menjadi awal dari kerja sama yang saling menguntungkan.

Terima kasih dan salam hangat,

[Nama Anda]
[Posisi Anda]
PT. Solusi Teknologi
[Email Anda]
[No. Telp Anda]

Struktur Email Respon Interview untuk Pelamar

Nah untuk anda yang mendapakan email panggilan interview via email. Anda juga tidak bisa asal membalas email karena itu akan menggambarkan pribadi anda apakah profesional atau tidak. Ini pasti akan mempengaruhi kesan pertama pada anda. Berikut adalah poin-poin yang lebih detil untuk membantu Anda menciptakan email respons yang benar-benar memukau.

Sub-bagian: Judul Email

• Pentingnya Kejelasan: Subjek email Anda harus mengandung informasi yang mempermudah penerima dalam mengidentifikasi tujuan email Anda, seperti “Konfirmasi Waktu Interview” atau “Permintaan Reskeduling Interview.”

Sub-bagian: Isi Email

Pembukaan

• Mengucapkan Terima Kasih: Ucapan terima kasih tidak hanya menunjukkan rasa hormat tetapi juga membuka jalur komunikasi dengan nada yang positif.
• Referensi Email Sebelumnya: Jika memungkinkan, sebutkan detil dari email panggilan yang Anda terima sebagai referensi.

Konfirmasi atau Penolakan

• Jelas dan Langsung: Jangan membiarkan penerima menebak-nebak. Konfirmasikan atau tolak undangan dengan jelas.
• Alasan Penolakan: Jika Anda harus menolak atau meminta reskeduling, sampaikan alasannya dengan cara yang profesional dan tawarkan beberapa alternatif waktu lain jika memungkinkan.

Penutup

• Mengatur Ekspektasi: Memberikan indikasi tentang apa yang Anda harapkan selanjutnya, misalnya, “Saya menantikan kesempatan untuk membahas lebih lanjut tentang bagaimana saya bisa berkontribusi di perusahaan Anda.”

Sub-bagian: Ekstra

• Lampiran yang Relevan: Jika diperlukan, misalnya jika Anda diminta untuk membawa portofolio, konfirmasikan bahwa Anda akan melakukannya.
• Follow-Up: Sebutkan jika Anda berencana untuk melakukan follow-up dengan panggilan atau email tambahan.

Subject:
Konfirmasi Kehadiran Interview untuk Posisi Manajer Proyek di PT. Solusi Teknologi

Isi:

Halo Bapak/Ibu [Nama HR],

Terima kasih telah mengundang saya untuk mengikuti interview untuk posisi Manajer Proyek di PT. Solusi Teknologi. Saya sangat berterima kasih dan merasa terhormat mendapat kesempatan ini.

Konfirmasi Kehadiran:

- Tanggal: 25 September 2023
- Waktu: 10.00 WIB
- Lokasi: Kantor Pusat PT. Solusi Teknologi, Jl. Teknologi No. 45, Jakarta

Saya mengkonfirmasi kehadiran saya pada jadwal yang telah ditentukan dan sangat menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut tentang bagaimana saya bisa berkontribusi untuk tim dan perusahaan Anda.

Jika ada informasi tambahan atau bahan yang perlu saya persiapkan sebelum interview, mohon untuk diberitahukan.

Terima kasih sekali lagi atas kesempatan ini. Saya menantikan untuk bertemu dan berbicara lebih lanjut pada hari interview.

Salam hangat,

[Nama Anda]
[No. Telp Anda]
[Email Anda]

Kesalahan Umum dan Bagaimana Menghindarinya

Terkadang, kesalahan kecil dalam email bisa berdampak besar, baik itu membuat Anda kehilangan kandidat yang potensial sebagai HR atau kehilangan kesempatan emas sebagai pelamar. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dan cara menghindarinya.

Penulisan yang Buruk atau Tidak Profesional

• Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan: Bahkan kesalahan sekecil apapun bisa merusak reputasi Anda. Gunakan tools seperti Grammarly atau baca ulang email Anda sebelum mengirim.

Kesalahan dalam Menyertakan Detail

• Informasi yang Kurang atau Salah: Pastikan semua informasi penting seperti tanggal, waktu, dan lokasi sudah benar dan lengkap. Kesalahan di sini bisa menimbulkan kebingungan atau bahkan kegagalan komunikasi.

Kesalahan dalam Pengetahuan Umum atau Fakta

• Menghindari Asumsi: Jangan membuat asumsi tentang pengetahuan atau latar belakang penerima. Misalnya, jika Anda menggunakan akronim atau istilah khusus, pastikan untuk menjelaskannya.

Tidak Menyesuaikan dengan Penerima

• Pemahaman Budaya atau Tingkat Formalitas: Kecuali Anda sudah sangat mengenal penerima, lebih baik untuk selalu berkomunikasi dengan tingkat formalitas yang umum diterima di lingkungan profesional.

Tidak Mengikuti Aturan Etiket Email

• CC dan BCC: Tahu kapan harus menggunakan CC dan BCC dalam email adalah penting, terutama jika informasi yang dikomunikasikan bersifat sensitif atau melibatkan pihak ketiga.

Tools atau Software yang Dapat Membantu

Di era digital ini, ada berbagai tools dan software yang dirancang untuk mempermudah proses komunikasi profesional, termasuk dalam konteks email panggilan interview. Berikut beberapa di antaranya:

Manajemen Email

• Outlook atau Gmail for Business: Fitur-fitur lanjutan seperti pengaturan rapat, kalender, dan template email bisa sangat membantu dalam proses ini.

Kalender dan Pengingat

• Google Calendar atau Microsoft Calendar: Integrasi antara email dan kalender mempermudah pelacakan dan koordinasi jadwal interview.

Analisis Data Respons

• HubSpot atau Mailchimp: Meskipun lebih sering digunakan untuk email marketing, fitur analisis respons juga bisa memberikan wawasan tentang efektivitas email Anda.

Template dan Automasi

• Zapier atau Integromat: Dengan tools ini, Anda bisa otomatisasi proses pengiriman email, terutama jika Anda harus mengirim banyak panggilan interview.

Software Rekrutmen

• Applicant Tracking Systems (ATS) seperti Workable atau Greenhouse: Banyak dari software ini menawarkan fitur automasi email yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Ekstra: Tools untuk Cek Grammar dan Tata Bahasa

• Grammarly atau ProWritingAid: Meskipun tidak menggantikan kebutuhan untuk review manusia, tools ini bisa membantu meminimalkan kesalahan tata bahasa dan ejaan.

Kesimpulan

Setelah membahas berbagai aspek penting dari email panggilan interview, mulai dari pentingnya timing yang tepat hingga tools yang dapat membantu proses ini, kita telah mencapai akhir dari panduan ini.

Berikut beberapa poin penting untuk diingat:

• Email adalah media komunikasi yang efektif tetapi membutuhkan perhatian khusus pada detil.
• Baik sebagai HR maupun pelamar, profesionalisme dan transparansi adalah kunci.
• Kesalahan kecil bisa berdampak besar; oleh karena itu, selalu periksa dan revisi email Anda.
• Manfaatkan tools dan software yang ada untuk mempermudah dan memperkuat komunikasi Anda.

Sebagai penutup, email panggilan interview adalah lebih dari sekadar tanda undangan, itu adalah awal dari sebuah hubungan profesional antara Anda dan perusahaan atau kandidat. Oleh karena itu, memberikan perhatian penuh pada setiap aspek dari email ini tidak hanya akan meningkatkan peluang sukses Anda tetapi juga akan membangun reputasi yang baik di mata pihak lain.

Jangan ragu untuk kembali ke panduan ini kapan saja Anda membutuhkan. Selamat berkomunikasi dan sukses untuk interview Anda!